Gayrimenkul alanında çalışmak bazen çok stresli olabiliyor. Ofis toplantıları, yeni müşterilerle öğle yemeği organizasyonları, emlak sitesi yeni ilan girişleri, portföyünüze eklenecek yeni gayrimenkuller için yapılacaklar listesini hazırlama, ev arayanların ısrarlı telefonları ve ev ziyareti için randevuları düzenleme, emlak sözleşmelerinin takibi, mevcut müşterilerle iletişimin devamlılığını sağlama vs.
Her biri ve hatta çoğu kez fazlası için daha çok efora, daha çok zamana ihtiyaç duyuyor olmalısınız… Peki siz bu yoğun tempoyla nasıl başa çıkıyorsunuz? Aslında gün içinde sizi bekleyen onca koşturmayı, biriken işleri ve bekleyen müşterileri doğru şekilde organize edebilmek için ihtiyacınız olan tek şey “zaman yönetimi” konusunda doğru adımları atmak.
Peki zamanınızı nasıl etkili şekilde yönetebilirsiniz? İşte gayrimenkul danışmanlarının zaman yönetimi becerilerini geliştirebilmeleri için 10 ipucu…
1) Önce zamanınızı takip edin
Zamanınızı yönetmede ilk adım, bir haftanızı gözlemlemek… Vaktinizi en çok nerede harcıyorsunuz? Hangi işler zaman ayırdığınız sürede daha verimli ilerliyor? Aslında daha fazla zaman ayırsanız, gayrimenkul alım/satım işlerinizi artırabileceğinizi düşünüyorsunuz? Dürüst olun ve zamanınızı gerçekten takip ettikten sonra daha iyisi için ne yapmanız gerektiğine karar verin.
2) Yeni iş gününe hazır olun
Güne başlarken kişisel ritüelleriniz olsun. İyi bir kahvaltı, egzersiz yapmak, gayrimenkul haberlerini takip etmek için 15 dakikalık bir internet turu gibi. Bu ritüeller yeni iş gününe zinde ve hazır başlamanızı sağlar.
3) Günlük bir liste oluşturun
Günlük ajanda tutmanız, tamamladığınız her işle ilgili işaretleme yapmanız size zaman kazandıracaktır. Her iş günü için bir “yapılacaklar işler listesi” hazırlamak çok vaktinizi de almayacaktır.
4) Önceliklendirin
İşlerinizi sıraya koyarken “acil ve önemli” olanların öncelikli olduğunu unutmayın. Gün içinde kendinizi en dinç ve verimli hissettiğiniz saat dilimlerini “acil ve önemli” olanlar için kullanın. Önceliklerinizi ayarlamak, onları zaman kazandıran, üretken bir şekilde organize etmek için kritik önem taşır.
5) Randevu programı oluşturun
Gayrimenkul danışmanları için randevu programı oluşturmak, müşteri odaklı çalışmanın olmazsa olmazlarından… Mutlaka haftalık randevu programı oluşturun ve bu programa sadık kalın. Takviminizde esnek olmayı da göz ardı etmeyin. Örneğin bir randevunuz müşteriniz tarafından iptal edilmişse o esnada listenize bakarak yapmanız gereken işleri halledebilirsiniz.
6) Yapılacak işleri gruplandırın
Belirli işleri gruplamak beyninizin sağ tarafını daha hızlı çalıştırır ve yapmak istediğiniz işleri daha çabuk hallederek bunları alışkanlık haline getirirsiniz. Örneğin iş gruplamalarını satılık/kiralık gayrimenkuller ya da bölgesel olarak planlayabilirsiniz. Böylece günlük işlerinizde daha hızlı ilerleyebilirsiniz.
Örneğin emlak ilanı için fotoğraf çekimi yapmanız gereken bir gün sizi bekliyorsa, ofiste ve bilgisayar başında geçirmeniz gereken saatleri buna göre organize edebilirsiniz. Önce çekimleri tamamlamak, emlakla ilgili gerekli bilgileri derlemek gerekecektir. O gün ofis işlerinizi ilerleyen saatlere erteleyin ve ilk iş satmak veya kiralamak için hazırladığınız emlak ilanlarının emlak sitesi girişlerini tamamlayın.
7) Müşterilerinize yeterli zaman ayırabilir misiniz?
Müşterileriniz her zaman sizinle görüşmek ve evleri kendi uygun vakitlerinde göre görmek isteyecektir. Müşteriler için bu konu sizinle çalışmak için önemli bir kriterdir. Tarih ve saat konusunda esnek olmanız, müşterinizi mutlu edecektir.
8) Ofisinizde bir duvarı bu iş için ayırın
Gayrimenkul ofisinizde ortak bir haftalık/aylık işler takviminiz var mı? Bu sistem hem ekibin daha organize çalışmasına destek olur hem de sorumlulukların takibini kolaylaştırır. Acil işler devreye girdiğinde, ekip üyeleri arasında yeni dağılımın yapılabilmesi için kimlerin uygun olduğunu tek bakışta görebilirsiniz. Bu kadarla da kalmaz, aylık hedeflerde hangi noktaya ulaşıldığıyla ilgili büyük resmi takip etmeyi de sağlar.
9) Pazarlama faaliyetleri için takviminiz olsun
Facebook hesabınızı gayrimenkul satışlarınızı artırmak için kullanıyor olabilirsiniz ya da Twitter, Instagram, Pinterest gibi sosyal medya kanallarında da gayrimenkul arayanlara destek veriyorsunuzdur… Belki de bir blog sahibisiniz? Tüm bu pazarlama ve mevcut/potansiyel müşteri iletişimi için kullandığınız kanalların yönetimi için ayırdığınız gün ve saat sabit olabilir.
10) Teknoloji zaman yönetiminde yanınızda
Teknolojiyi gayrimenkul sektöründe nasıl kullanacağınızı öğrenmekte gecikmeyin. Örneğin; internette birçok iş planlama ve hatırlatma programı bulunuyor. Bunları kullanarak, zamanınızı daha akıllı yönetebilirsiniz. Randevu hatırlatma, data programları, e-posta gibi uygulamaların tüm detaylarına hâkim olarak zamandan tasarruf edebilirsiniz.
