Gayrimenkul ofisleri için rutin toplantılar önemli bir role sahip. Ofis danışmanları arası fikir alışverişi yapılması, ortak hedeflerin belirlenmesi, ekip ruhunun korunması kadar iletişimi de güçlü tutan bir etki alanı olduğu kesin.
Düzenli toplantı yapmak kadar, gerçekleştirilen toplantının hem ofis hem de her bir danışman için verimli geçmesi gerekiyor. Çünkü birbiriyle koordineli çalışan, ekip ruhunu taşıyan çalışanlar kısa sürede daha çok kazanç elde edebiliyor. Ekip ruhunu canlı tutmak için de belirli aralıklarla toplantı yapmak; hedefleri paylaşmak, planlama yapabilmek, güçlenmek ve motive olmak adına oldukça önemli…
Gayrimenkul ofisinizde gerçekleştirdiğiniz toplantıların tüm bu faydalardan çok daha fazlasını sağlaması için, etkin ve verimli toplantının ipuçlarını mutlaka takip edin! İşte toplantılarınızın daha işlevsel olması için önemli adımlar…
Neden toplantı yapacaksınız?
Gerçekten bir toplantıya ihtiyacınız var mı? Amacı olmayan ve tekrar eden toplantılar, ekiplerin motivasyonunu düşürüyor ve zaman kaybına neden olabiliyor.
Dolayısıyla toplantının amacını belirlemek ve tüm katılımcılarla öncesinde paylaşmak önemli bir adım. Daha verimli bir hale dönüştürmek istiyorsanız toplantının amacı sadece bilgi paylaşımı olmamalı, beyin fırtınası ve ortak kararlara yer açmalı.
Gayrimenkul ofisleri için en uygun toplantı saati ne zaman?
Gün içinde ya da akşam saatleri daha yoğun olabileceği için sabah saatleri gayrimenkul danışmanlarının toplantıları için doğru bir zaman olabilir. Ancak herkes sabah saatlerinde iş toplantısı için motive olmayabilir. Toplantıya neşeli bir hikâye ile başlayabilir; çay, kahve ve kahvaltılık ikramlar sunabilirsiniz.
Zamanlama doğru mu?
Toplanmaya değer bir konu olduğuna inandığınızda ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirlemeniz gerekir. 30 veya 60 dakikalık toplantılar yapıyorsanız, çok fazla zaman harcıyor olabilirsiniz. Bunun yerine, toplantılar için minimum süreyi (10-15 dakika) ayırıp, danışmanların daha fazla aktif ve verimli olmalarını sağlayabilirsiniz. Böylece ev ziyaretleri ve müşteri görüşmeleri için günleri daha iyi planlayabilirler.
Her danışman söz hakkını kullanıyor mu?
Özellikle toplantılara liderlik yapan broker’ların yaratıcı fikirler için her ekip üyesinin fikrini söyleme konusunda cesaretlendirici olması gerekiyor. Herkesin aynı sürede konuşmasını sağladıktan sonra, kendi fikirlerinizi dile getirmesi de aynı derecede önemli. Toplantıda herhangi bir karar verilmişse, toplantı yöneticisi nelerin, kimin tarafından, nasıl ve ne kadar sürede yapılması gerektiğini açık bir şekilde özetlemeli.
Toplantının süresine sadık kalıyor musunuz?
Toplantılar, iyi yönetildiklerinde mükemmel sonuçlar çıkartılabilir. Toplantı gündemini toplantıdan bir gün önce dağıtın. Tüm katılımcıların neden orada bulunduklarını bilmeli… Toplantı yöneticisinin vaktinde gelmesi diğer katılımcıların da daha dakik olmasını sağlayacaktır. Aynı şekilde toplantıyı bitirme vaktine de sadık kalınmalı.
Bir sonraki adım başka toplantı olmamalı!
Gündemi belirleyip konuşmayı yönlendirdiyseniz, herkes toplantıdan sonra ne yapması gerektiğini tam olarak bilecektir. Ekip üyelerinin bir sonraki toplantıyı beklemek dışında, doğrudan bir hedefe ya da göreve sahip olmaması toplantının başarısız geçtiğine işarettir. Toplantı sonunda alınan kararları özetleyip, görev dağılımını belirtmelisiniz.
Başarılı bir toplantının faydaları
• Ekip ruhunu güçlendirir.
• Görev dağılımını belirler.
• Planlamayı kolaylaştırır.
• Emlak ofisinin büyümesini sağlar.
• Gayrimenkul danışmanın kariyerini doğru yönlendirir.
• Hataları önlemeye yardımcı olur.
